Termijn bewaren papieren dossier
19 november 2024
Vraag nummer: 69293
Geachte heer Van der Putten,
In het crematorium hebben wij een papieren archief. Hierin bewaren wij de dossiers (lvc, kistverklaring, verlof tot cremeren, overdracht van de as, etc.) van alle crematies sinds dit crematorium bestaat.
Op dit moment ben ik bezig om al deze dossiers te digitaliseren, en op te slaan in ons digitale archief, DeventIT (Cibis).
Nu vraag ik mij af of het dan nog verplicht is een papieren archief bij te houden, als ook alle documenten digitaal te vinden zijn.
Ik hoor het graag!
Met vriendelijke groet,
X
crematorium XX
Antwoord:
Geachte mevrouw,
De Wet op de lijkbezorging verplicht niemand om een papieren archief bij te houden. Er met bijvoorbeeld een register worden bijgehouden van wie wanneer bij u gecremeerd is. En er moet worden aangetekend wat er met de as gebeurt (artikel 10 Besluit op de lijkbezorging). Maar dat kan allemaal digitaal, dat hoeft niet op papier te staan.
Maar het als papier bewaren zou ik als jurist voorlopig wel blijven doen met contracten die een lange looptijd hebben. Zoals wanneer u een urnennis uitgeeft voor 5 of 10 jaar. Dan zou ik het originele contract daarover minstens 5 of 10 jaar bewaren. Of een arbeidsovereenkomst met personeel. Daar zou ik ook het origineel van bewaren zolang het dienstverband loopt.
Dat zou ik blijven doen zolang er nog geen goede manier van een digitale handtekening voor particulieren is. En er geen goede breed geaccepteerde manier bestaat om digitale documenten als 'echt' en 'origineel' te kunnen herkennen en erkennen.
Misschien dat de Belastingdienst of een accountant e.d. wel vinden dat u bepaalde stukken als papieren origineel zou moeten bewaren. Ik vermoed van niet, misschien een paar stukken, maar ik weet dat niet. Dat zou ik hen zelf vragen.
Voor een opdracht voor de crematie, een kistverklaring, het formulier waarmee de 'identiteit' van de aangeleverde kist wordt aangetoond, het verlof tot cremeren e.d. hoeft geen origineel bewaard te worden. Deze papieren zijn gericht op een eenmalige handeling. Een keer iets gebruiken of controleren en dan heeft het zijn dienst bewezen. Dat is niet iets dat nog 5 of 10 jaar geldig is.
Ik zou wel van alle documenten die zo passeren, een pdf maken en dat bewaren. Maar dat zou ik ook doen met alle correspondentie met ondernemers, families en leveranciers.
Overigens lijkt uw vraag me een goed onderwerp om ook in breder verband van de LVC afspraken over te maken.
Met vriendelijke groet,
mr W.G.H.M. van der Putten
TIP
Laat nabestaanden niet onnodig zoeken naar oude polissen. Registreer of u een uitvaartverzekering hebt op Uitvaartverzekeringsregister.nl
Ook verstandig om in te vullen als u GEEN verzekering hebt.
TIP
Bezoek ook eens de video-adviesrubriek: Infotheek - reportages – kijkersvragen - juridische vragen en antwoorden.
Zoals: Wie is verantwoordelijk voor de kosten van de uitvaart?
